Biuro Rektora | Wydział Chemii

Biuro Rektora

Rektorat
Jana Bażyńskiego 8
80-309 Gdańsk
Telefon: +48 58 523 24 07
Fax: +48 58 523 31 73
Symbol: 
R110

Doradca Rektora UG

Zadania

  1. Do zakresu działania Biura Rektora należy zapewnienie organizacyjnej i biurowej działalności Rektora a w szczególności:
  1. przekazywanie decyzji i poleceń Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza pracownikom lub jednostkom;
  2. gromadzenie dokumentacji niezbędnej do bieżącego zarządzania Uczelnią;
  3. obsługa interesantów;
  4. wykonywanie prac na bieżąco zleconych przez Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza.
  1. W skład Biura Rektora wchodzą:
  1. Sekcja Obsługi Administracyjnej Kierownictwa UG,
  2. Sekcja Marketingu,
  3. Zespół Doradców i Pełnomocników.
  1. Sekcja Obsługi Administracyjnej Kierownictwa UG:
  1. Prowadzi terminarze Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza.
  2. Przyjmuje i ewidencjonuje korespondencję Rektora, Prorektorów, Kanclerza i Zastępców Kanclerza, pilnuje prawidłowego obiegu korespondencji i zajmuje się sprawowaniem nadzoru nad poprawnym działaniem Kancelarii Uniwersytetu.
  3. Organizuje posiedzenia uroczyste Senatu, Kolegium Rektorskiego, Kolegium Rektorskiego z Dziekanami, Konwentu Godności Honorowych, Komisji podporządkowanych Władzom Uniwersytetu.
  4. Protokołuje posiedzenia Kolegium Rektorskiego z Dziekanami.
  5. Prowadzi książkę kontroli oraz rejestr przeprowadzanych w Uniwersytecie zewnętrznych kontroli i audytów.
  6. Prowadzi obsługę administracyjną Komitetu Audytu.
  7. Koordynuje sprawy konferencji, zjazdów, posiedzeń i uroczystości organizowanych przez Władze UG.
  8. Organizuje spotkania związane z pełnieniem przez Władze UG funkcji reprezentacyjnych.
  9. Prowadzi ewidencję podpisywanych przez Rektora dyplomów ukończenia studiów.
  10. Prowadzi rejestr wydawanych delegacji służbowych pracowników administracji zatrudnionych w pionie Rektora, Prorektorów, Kanclerza i jego zastępców.
  11. Załatwia sprawy związane z rozpatrywaniem skarg i wniosków kierowanych do Władz Uniwersytetu.
  12. Udziela informacji na temat działalności organizacji studenckich i kół naukowych oraz prowadzi ich rejestr w Uniwersytecie Gdańskim.
  13. Prowadzi kalendarz rezerwacji sal w budynku Rektoratu UG.
  14. Prowadzi sekretariaty związków zawodowych działających w UG.
  1. Sekcja ds. Marketingu:
  1. Opiniuje działania promocyjne i informacyjne podejmowane indywidualnie przez jednostki pod kątem ich zgodności z identyfikacją wizualną oraz docelowym wizerunkiem Uczelni.
  2. Odpowiada za wdrożenie wśród jednostek identyfikacji Uniwersytetu Gdańskiego.
  3. Trzykrotnie w ciągu roku (marzec, czerwiec, wrzesień) we współpracy z Biurem Rekrutacji opracowuje, przedstawia do akceptacji Kolegium Rektorskiemu i nadzoruje kampanię promocyjną w mediach wspierającą rekrutację na wyższe studia stacjonarne i niestacjonarne, studia doktoranckie oraz studia podyplomowe.
  4. Wspiera promocje konferencji oraz innych ważnych wydarzeń i uroczystości organizowanych na Uniwersytecie Gdańskim.
  5. Współpracuje z osobami odpowiadającymi za działania promocyjne na poszczególnych Wydziałach.
  6. Archiwizuje dokumentację fotograficzną ważnych wydarzeń w działalności Uczelni.
  7. We współpracy z rzecznikiem prasowym i Działem Zamówień Publicznych przygotowuje i rozsyła do mediów płatne informacje dotyczące istotnych wydarzeń i osiągnięć Uniwersytetu Gdańskiego, jego pracowników oraz studentów.
  8. Dba o pozytywny wizerunek Uniwersytetu w internecie, aktualizuje informacje na jego temat zawarte w internetowych portalach edukacyjnych oraz w tzw. portalach społecznościowych.
  9. Zamawia oznakowane upominki reklamowe, materiały konferencyjne na potrzeby jednostek Uniwersytetu organizując sprzedaż w sklepie internetowym UG.
  10. Współpracuje z kołami naukowymi przy oznakowaniu konferencji oraz wydarzeń naukowych organizowanych przez studentów.
  11. Współpracuje z „Gazetą Uniwersytecką”, Redakcją Czasopisma Młodych Badaczy „Zatoka nauki” oraz z Radiem MORS przy przygotowaniu materiałów reportażowych z najważniejszych wydarzeń Uniwersytetu Gdańskiego.
  12. Organizuje „Targi Akademia” oraz współpracuje z wydziałami przy organizacji dni otwartych UG.
  13. Opracowuje i przygotowuje publikacje oraz materiały audiowizualne promujące Uniwersytet wśród różnych grup docelowych.
  1. Zespół Doradców i Pełnomocników Rektora:

Zadania oraz kompetencje doradców i pełnomocników Rektora określa Rektor w pełnomocnictwie lub w odrębnym dokumencie.